個人情報ファイルとは、村の事務や事業を行うために、氏名や生年月日などの個人情報をコンピュータ等を用いて検索できるように体系的に構成したもの、あるいはコンピュータ等を用いなくても氏名や生年月日などにより個人情報を容易に検索できるように体系的に構成したものをいいます。日吉津村では、登録情報が１０００件を超えるものを対象として、その保有状況を把握し、個人情報ファイル登録簿として公表しています。