日吉津村文書事務規程

○日吉津村文書事務規程

昭和45年4月1日

訓令第13号

第1章　総則

(趣旨)

第1条　村における文書事務の処理については、別に定めるものを除くほか、この規程の定めるところによる。

(文書事務の原則)

第2条　文書事務は、適正かつ速やかに行うとともに、その処理の経過を明らかにするよう努めるものとする。

(総務課長の職務)

第3条　総理課長は、本庁及び出先機関の文書事務が適正かつ円滑に行われるよう指導調整するとともに、本庁に関する文書の受領、配付、発送、保管及び廃棄を行うものとする。

(文書取扱主任)

第4条　本庁の課及び出先機関に文書取扱主任を置き、本庁にあっては課長、出先機関にあってはその長をもって充てる。

2　文書取扱主任は、次の各号に掲げる事務を処理するものとする。

(1)　本庁にあっては、総務課から配付された文書の収受及び担当者への伝達に関すること、出先機関にあっては、到着した文書の収受及び担当者への伝達に関すること。

(2)　文書の整理保管に関すること。

(3)　起案文の調整に関すること。

(4)　文書事務の合理化に関すること。

(5)　前各号に掲げるもののほか、文書の取扱いに関すること。

第2章　文書の収受及び配付

(収受した文書)

第5条　総務課長(出先機関にあっては、文書取扱主任をいう。この章において同じ。)は、到着した文書を収受するとともに、直ちに開封し、収受印を押し、収受番号を付し、受文書件名簿(様式第1号)に記載し、主務課に配付して当該課の文書取扱主任の受領印を受けなければならない。ただし、村長が別に定める軽易な文書については、収受印の押印並びに収受番号及び受文書件名簿の記載を省略することができる。

2　前項の規定にかかわらず、進展文書、電報並びに書留及び秘密の表示のある文書は開封せず、特殊文書処理簿(様式第2号)に記載のうえ直接名宛人に配付するものとする。

3　受付日時が権利の得喪又は変更に係ると認められる文書については、第1項の規定により取り扱うほか、到達時刻を記入するものとする。

(総務課への回付)

第6条　主管課で直接受領した文書は、前条第1項ただし書に該当するものを除き、直ちに総務課に回付するものとする。

(送料未納等の取扱)

第7条　郵便料金の未納又は不足の郵便物は、総務課長が必要と認めるものにかぎり、その未納又は不足の料金を支払って収受することができる。

(主管課への配付)

第8条　2以上の課に関連する文書は、総務課長が最も関連が深いと認める課に配付する。

(課内の配付)

第9条　文書取扱主任は、配付を受けた文書を、文書整理簿(様式第3号)に記載し、担当者へ配付して受領印を得るものとする。

(当直員が受領した文書)

第10条　当直員が受領した文書等は、当該日直又は宿直の任務が終了したときに総務課長に引き継ぐものとする。