○日吉津村村立学校処務規程

昭和45年4月1日

教委訓令第2号

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、日吉津村立小・中学校管理規則(昭和43年日吉津村教育委員会規則第8号)第31条の規定に基づき、学校の公印の取扱い、文書処理その他の事務処理に関し、必要な事項を定めることを目的とする。

第2章 公印

(公印の種類)

第2条 学校の公印(以下「公印」という。)は、学校印、校長印及び校長代理印とする。

(公印の規格)

第3条 公印の規格は、別表第1のとおりとする。

(公印の保管)

第4条 校長は、公印を常に堅固な容器に納めて保管し、使用の責に任ずるものとする。

(公印の使用)

第5条 公印を使用するときは、押印しようとする文書を校長に提示して、その確認を受けるものとする。

(公印の廃棄及び事故)

第6条 校長は、公印を廃棄しようとするとき又は公印に事故が生じたときは、速やかに日吉津村教育委員会にその旨を届け出るものとする。

第3章 事務の処理

(事務の代決)

第7条 校長が不在のときは、教頭がその事務を代決する。

(代決の範囲及び後閲)

第8条 重要又は異例に属すると認める事務については、前条の規定による代決をすることができない。ただし、あらかじめ処理の方針を指示されたもので特に急施を要するものについては、この限りでない。

2 代決した事務は、速やかに校長に報告するものとする。

(文書取扱主任)

第9条 学校における文書事務を円滑に処理するため、文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は、所属職員の中から校長が命ずる。

3 文書取扱主任が不在のとき又は事故あるときは、あらかじめ校長の指定した職員がその職務を行う。

(到着文書の処理)

第10条 学校に到着した文書は、速やかに次の各号により処理するものとする。

(1) 封かん又は包装されているものは直ちに開封し、文書受理簿(様式第1号)に登録するとともに、その文書の余白に受付印(様式第2号)を押し、校長及び教頭の閲覧に供すること。ただし、軽易な文書は、文書受理簿に登録する手続を省略することができる。

(2) 封皮に「親展」又は「書留」と明示されているものは開封せず、その封皮に受付印を押し、文書受理簿に登録したうえ、直接そのあて名の者に配付し受領印を徴すること。この場合において、配付を受けた者が、前号の規定による処理を要すると認めたものについては、速やかにその手続きを経るものとする。

(3) 現金、金券及び有価証券は、金券等受付簿(様式第3号)に登録し、あて名の者に配付して受領印を徴すること。

第11条 校長は、前条第1号の規定により閲覧したときは、自ら処理するもののほかは処理意見を示し、教頭を経て担当職員に配付するものとする。

(文書の受理番号)

第12条 文書の受理番号は、文書受理簿により一連番号を付し、毎年4月1日に更新するものとする。

(立案)

第13条 事件の処理については、相当職員において立案し、校長の決裁を受けるものとする。

(文書の発送)

第14条 発送を要する文書は、担当職員において浄書のうえ公印及び契印を押し、交通取扱主任に回付するものとする。

2 文書取扱主任は、前項の規定による回付を受けたときは、文書受理簿又は文書発送簿(様式第4号)に必要事項を記載し発送の手続きをとるものとする。ただし、軽易な文書については、文書発送簿に記載することを省略できる。

(文書の発送番号)

第15条 文書の発送番号は、文書発送簿により一連番号を付し、毎年4月1日に更新するものとする。

(処理済の文書の編冊)

第16条 処理済の文書は、おおむね次の各号に掲げる区分により分類し、年度ごとに文書整理表(様式第5号)を付して編冊し、一定の場所に保管しておくものとする。ただし、第19条の規定により、別表第2に表簿の分類がなされているものについては、当該分類によるものとする。

(1) 学校管理及び学校経営関係

(2) 教科及び教育内容関係

(3) 学校保健関係

(4) 学校給食関係

(5) 学校図書館関係

(6) 要保護児童、生徒関係

(7) 調査統計関係

(8) 諸給与及び福利関係

(9) 予算及び補助金関係

(10) 各種団体関係

(11) その他

2 前項に規定する文書整理表は、表紙の次にとじ込むものとする。

(未処理の文書の保管)

第17条 未処理の文書は、担当職員において一定の場所に保管し、常にその所在を明らかにしておくものとする。

第4章 表簿の保存

(表簿の保存)

第18条 表簿は、書庫(書棚)に収め、虫害、湿気及び火気に注意し、かつ、非常事態に際し特に保全を要するものは、書庫(書棚)の前面に、「非常持出」と朱書し、保存するものとする。

(表簿の保存年限)

第19条 表簿の保存年限は別表第2のとおりとし、保存年限の起算日は、当該表簿の属する年度の終了した日の翌日とする。

(保存表簿の持ち出し及び公開の制限)

第20条 保存表簿は、学校外に持ち出し、又は外部のものに公開してはならない。ただし、校長の許可を受けたときは、この限りでない。

(保存表簿の廃棄)

第21条 保存期間の満了した表簿は、校長が焼却処分に付するものとする。

第5章 雑則

(その他必要な事項)

第22条 この規程に定めるもののほか、事務処理に関し必要な事項は、校長が定める。

附 則

1 この訓令は、公布の日から施行する。

2 この訓令施行の際、現に使用中の公印及び受付印は、第3条及び第10条の規定にかかわらず引き続き使用することができる。

別表第1(第3条関係)公印の規格

学校印

(36ミリ角)

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校長印

(21ミリ角)

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校長代理印

(21ミリ角)

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別表第2(第16条、第19条関係) 表簿の保存年限

表簿の種類

保存年限

表簿の種類

保存年限

学校の管理運営に関するもの

 

年次休暇整理簿

3年

学校沿革誌

永年

研修承認整理簿

3年

例規通ちょう重要報告書綴

永年

諸願届出書類

3年

学校日誌

5年

出張復命書綴

3年

当直日誌

3年

職員健康診断票

5年

看護日誌

3年

諸給与明細書控

5年

保健日誌

3年

旅費請求書控

5年

給食日誌

3年

通勤手当認定書

常時

学校関係法令

常時

扶養親族認定書

常時

日課表

5年

児童生徒に関するもの

 

教科用図書配当表

5年

指導要録(原本、写、抄本)

20年

担任学級教科科目時間表

5年

卒業証書台帳

永年

学校医執務記録簿

5年

児童生徒賞罰関係綴

10年

学校歯科医執務記録簿

5年

出席簿

5年

学校薬剤師執務記録簿

5年

健康診断票

5年

文書受理簿

5年

歯の検査票

5年

文書発送簿

5年

学校財産に関するもの

 

金券等受付簿

5年

財産原簿写(土地、建物、立木)

永年

第16条第1項第1号から第10号までの表簿

3年

財務に関するもの

 

第16条第1項第11号の表簿

1年

予算書

5年

教職員に関するもの

 

予算差引簿

5年

履歴書

永年

物品購入簿

5年

職員進退関係綴

10年

備品台帳

常時

出勤簿

5年

消耗品出納簿

5年

旅行命令簿

5年

郵便切手受払簿

5年

宿直日直勤務命令簿

5年

 

 

時間外勤務、休日勤務及び夜勤命令簿

5年

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日吉津村村立学校処務規程

昭和45年4月1日 教育委員会訓令第2号

(昭和45年4月1日施行)