日吉津村文書整理保存規程

○日吉津村文書整理保存規程

昭和　年　月　日

訓令第　号

(趣旨)

第1条　この規程は、本庁及び出先機関で処理の完結した文書(以下「完結文書」という。)の整理及び保存に関し必要な事項を定めるものとする。

(整理)

第2条　完結文書は、別表に定める区分にしたがい、次の各号に定めるところにより主管課長が整理するものとする。

(1)　完結文書は、法令の根拠若しくは業務処理の分野別に、会計及び予算に関する文書は会計年度別に、その他の文書は歴年別に編集すること。

(2)　1冊の厚さが10センチメートルをこえるとき又は完結文書の性質・形状等により1冊に編集することが困難なものは、それぞれ適当な方法により分冊すること。

(3)　2以上の年度にわたるものは、適宜分冊して編集することができる。この場合において、保存年限及び区分に十分な考慮をはらうこと。

(4)　区分の異なる文書を一緒に編集した場合は、長期の区分の文書として取り扱うこと。

(5)　図面等で文書とともに編集製本のできないものは、箱又は袋等に名称、年度及び区分を表紙の例によって記載すること。

(区分及び保存年限)

第3条　完結文書の種類及び保存年限は、別表のとおりとする。

第4条　区分の決定が困難な完結文書は、総務課長と協議して主管課長がその区分を定めるものとする。

(保存)

第5条　主管課長が完結文書を編集したときは、すみやかに総務課長に引き継ぐものとする。

2　総務課長は、前項に規定する簿冊を審査し、別表に定める形式(様式第1号)によりこれを装丁し、課所ごとに番号をつけて文書保存台帳(様式第2号)に登録して最とも良好な状態で保管するものとする。ただし、執務上常時閲覧する必要のある簿冊は、主管課長が保管するものとする。

(閲覧又は借用)

第6条　職員は、保存文書の閲覧又は借用をしようとするときは、文書保存閲覧(借用)票(様式第3号)を総務課長に提出してその許可を受けるものとする。

2　職員以外のものには、保存文書の閲覧は認めない。ただし、村長が特に認めるものについては、前項に規定する手続により閲覧の場所を指定して閲覧させることができる。

(借用期間)

第7条　借用期間は、7日以内とする。ただし、総務課長は、借用期間を延長又は短縮することができる。

2　総務課長は、借用期間中であっても、その必要が生じたときは、いつでも許可を取り消すことができる。

(廃棄)

第8条　総務課長は、保存文書で保存期間を経過したものは、廃棄するものとする。この場合において、機密に属するもの又は他に悪用される恐れのあるものは、焼却、切断等を行わなければならない。

附則

この訓令は、昭和　年　月　日より施行する。

附則(平成12年規程第1号)

1　この規程は、平成12年4月1日から施行する。

2　改正後の日吉津村文書整理保存規程の規定は、この規程の施行日以後に行う整理及び保存から適用し、同日前に整理及び保存したものについては、なお従前の例による。

附則(平成14年訓令第1号)

この規程は平成14年4月1日から施行する。

附則(平成28年訓令第1号)

この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

別表(第3条、第5条関係)

文書保存年限表


区分		分類	年限	備考
01　共通	01　共通	01　原簿及び台帳	永
		02　叙位叙勲、褒章、表彰、儀式に関する文書	永
		03　事務引継に関する重要なもの	永
		04　施設及び敷地管理図	永	常用
		05　工事関係書類で特に重要なもの	永
		06　陳情、請願文書及び処理簿	永
		07　国庫、県費補助事業に関するもの	10
		08　工事に関する書類	10
		09　職員の勤務の実態を証する簿冊	5
		10　文書収発処理簿	5
		11　施設保守管理に関する文書	5
		12　車両運転日誌	5
		13　村単独補助事業に関するもの	5
		14　その他次に掲げる5年保存のもの以外で、保全の必要を認められるもの	5
		15　簡易な簿冊	1
		16　照会、回答その他簡易な文書	1
02　議会	01　議会	01　会議録、決議録	永
03　総務	01　組織	01　行政機構、分掌事務	永
	01　組織	02　権限委任に関する文書	永
	02　村政企画	01　村総合計画	永
		02　国際交流に関する重要な文書	永
		03　地域振興諸計画	5
	03　監査	01　出納監査、事務監査に関する重要文書	永
	03　監査	02　監査報告書	5
	04　訴訟	01　訴願、訴訟	永
	04　訴訟	02　審査請求文書	永
	05　選挙	01　選挙管理委員会に関する文書	10
	05　選挙	02　選挙に関する文書	5
	06　公印	01　作成、廃止に関する文書	10
	07　法規	01　条例、規則の改廃建議書	永
		02　訓令、告示、公示原文	永
		03　村例規集	永	常用
	08　官報県広報	01　官報、県広報	5
	09　村行政	01　村制施行に関する文書	永
		02　配置分合、境界名称変更に関する文書	永
		03　村、大字の区域の変更に関する文書	永
		04　直接請求	10
		05　広域行政に関する文書	10
		06　自治会に関する文書	5
	10　統計	01　国勢調査に関する文書	永
		02　村勢要覧	永
		03　重要な統計調査表	永
		04　各種統計に関する文書	10
	11　広報	01　村広報	永
	11　広報	02　広報公聴に関する文書	5
	12　交通安全対策	01　交通安全対策に関する重要文書	10
	12　交通安全対策	02　交通災害共済に関する文書	5
04　人事	01　庶務	01　職員団体に関する文書	永
	02　任免	01　採用試験に関する文書	永
		02　任免、異動に関する文書	永
		03　懲戒、分限に関する文書	永
		04　事故、事件に関する文書	永
		05　宣誓書	永
	03　服務	01　損害賠償、賠償責任に関する文書	10
	03　服務	02　職員研修に関する文書	5
	04　給与	01　昇格、昇給調書	10
		02　扶養、通勤、住民手当認定	5
		03　源泉徴収に関する文書	5
	05　福利厚生	01　職員の健康診断に関する文書	10
	05　福利厚生	02　職員の福利厚生に関する文書	5
	06　共済組合	01　共済年金に関する文書	永
		02　各種保険給付に関する文書	10
		03　共済組合に関する文書	5
		04　共済掛金に関する文書	5
	07　退職手当組合	01　退職手当に関する文書	永
		02　退職手当組合に関する文書	永
		03　退職手当組合負担金に関する文書	10
	08　公務災害補償	01　公務災害補償に関する文書	永
05　財政	01　予算	01　当初、補正予算重要文書	永
		02　財政に関する調査書	10
		03　予算要求書	5
		04　予算令達文書	5
	02　起債	01　許可申請、許可書	永
		02　借入申込	永
		03　その他起債に関する文書	10
	03　地方交付税	01　地方交付税に関する文書	10
		02　地方譲与税交付金に関する文書	10
		03　その他交付金に関する文書	10
	04　税外	01　徴収簿	10
		02　領収済通知書	5
		03　不納欠損	5
	05　財産	01　財産の取得、処分に関する文書	永
		02　登記に関する書類	永
		03　諸契約書	永
		04　土地境界確認書	永
	06　財政	01　地方財政状況調査	10
	06　財政	02　公共施設状況調査	10
06　出納	01　予算	01　歳入歳出予算書	永
		02　歳入歳出決算書	永
		03　歳入歳出決算審査意見書	5
	02　歳入	01　領収書	10
		02　領収済通知書	10
		03　調定簿	10
		04　歳入戻出整理簿及び証拠書	10
		05　不納欠損額通知書	5
	03　歳出	01　歳出証拠書	10
	03　歳出	02　資金前渡精算書	10
	04　出納	01　有価証券、基金管理記録簿	永
		02　現金出納簿	10
		03　歳計外預金整理簿及び文書	10
		04　歳計現金預金に関する文書	10
		05　収支日計表、月計表	5
		06　一時借入金、繰替金整理簿	5
07　税務	01　税務	01　各種村税徴収簿	10
		02　滞納金整理簿	10
		03　不納欠損処分書	10
		04　税の統計に関する文書	10
		05　差し押え及び公売に関する文書	10
		06　徴収嘱託及び受託に関する文書	10
		07　各種税申告書	10
		08　課税減免免除に関する文書	10
		09　固定資産評価審査委員会に関する文書	10
		10　納税協力団体組織名簿	5
		11　報奨金支給関係文書	5
	02　住民税	01　村税課税台帳	10
		02　所得調査簿	10
		03　賦課徴収関係文書	10
	03　固定資産税	01　土地家屋異動関係文書	永
		02　土地家屋評価調書	10
		03　賦課徴収関係文書	10
		04　土地家屋償却資産調査簿	5
	04　軽自動車税	01　課税物件異動文書	永
		02　課税台帳	10
		03　賦課徴収関係文書	10
	05　特別土地保有税	01　課税台帳	10
		02　調定及び収入に関する文書	10
		03　賦課徴収に関する文書	10
	06　国民健康保険税	01　課税台帳	10
	06　国民健康保険税	02　賦課徴収に関する文書	10
08　環境	01　清掃	01　清掃施設及び処理施設に関する文書	永
08　環境	01　清掃	02　清掃に関する文書	5
09　衛生	01　墓地	01　埋火葬及び改葬に関する文書	永
		02　埋火葬許可に関する文書	永
		03　墓地に関する文書	永
	02　畜犬登録	01　犬の登録に関する文書	10
	03　狂犬病予防	01　狂犬病予防に関する文書	10
	04　環境衛生	01　蚊、はえ、その他駆除に関する文書	10
	04　環境衛生	02　多数集合場所の環境衛生に関する文書	10
	05　保健衛生	01　母子保健に関する文書	5
		02　歯科に関する文書	5
		03　健康増進に関する文書	5
		04　精神保健福祉に関する文書	5
		05　難病に関する文書	5
		06　衛生教育に関する文書	5
		07　栄養改善に関する文書	5
		08　結核予防、エイズ予防に関する文書	5
		09　予防接種に関する文書	5
		10　老人保健に関する文書	5
		11　感染症に関する文書	5
		12　生活習慣病に関する文書	5
		13　保健師業務に関する文書	5
		14　栄養士業務に関する文書	5
10　民生	01　社会福祉	01　保護司会、人権擁護委員、行政相談員関係文書	5
		02　民生児童委員関係文書	5
		03　社会福祉団体関係文書	5
		04　同和対策に関する文書	5
	02　生活保護	01　生活保護に関する文書	5
	02　生活保護	02　行路病、死人取扱文書	5
	03　老人福祉	01　措置台帳	10
		02　措置費に関する文書	10
		03　在宅福祉関係文書	5
	04　母子福祉	01　母子福祉関係手当・資金に関する文書	10
	05　障害者福祉	01　措置台帳	10
		02　措置費に関する文書	10
		03　身体、知的及び精神障害者福祉関係文書	5
		04　障害者手帳関係文書	5
	06　児童福祉	01　児童手当関係文書	10
	06　児童福祉	02　保育所入所関係文書	10
	07　援護	01　戦没者叙位叙勲関係文書	永
		02　戦没者特別給付金関係文書	永
		03　軍人恩給受給に関する文書	永
		04　戦没者、戦傷病者関係文書	永
		05　軍歴証明関係文書	永
		06　引揚者給付金関係文書	10
	08　介護保険	01　賦課台帳	10
		02　賦課徴収に関する文書	10
		03　介護保険資格給付等管理台帳	10
		04　介護報酬管理台帳	10
		05　介護保険資格等異動に関する文書	5
		06　給付に関する文書	5
		07　要介護認定等に関する文書	5
		08　介護施設に関する文書	5
		09　保健福祉事業に関する文書	5
	09　国民健康保険	01　国民健康保険事業開設関係文書	永
		02　給付台帳	10
		03　被保険者台帳	10
		04　診療報酬支払台帳	10
		05　療養費支給台帳	10
		06　高額療養費支給台帳	10
		07　被保険者異動に関する文書	5
		08　被保険者証交付簿	5
		09　運営協議会に関する文書	5
		10　看護料、移送料請求関係文書	5
		11　一部負担金減免等関係文書	5
		12　療養費支給申請関係文書	5
		13　第三者行為による届出関係文書	5
		14　保健事業に関する文書	5
		15　出産育児一時金支給台帳	5
		16　葬祭費支給台帳	5
		17　任意給付申請関係文書	5
		18　給付制限に関する文書	5
		19　継続療養に関する文書	5
	10　老人医療	01　支払基金関係文書	5
		02　受給者異動に関する文書	5
		03　給付台帳	5
		04　受給者台帳	5
		05　受給者証交付簿	5
		06　診療報酬支払台帳	5
		07　看護料、移送料請求関係文書	5
		08　一部負担金減免関係文書	5
		09　徴収金等記録表	5
		10　障害認定関係文書	5
		11　資格得喪関係文書	5
		12　医療給付費台帳	5
		13　医療費支給台帳	5
		14　医療費支給申請書	5
15　第三者行為関係文書		5
16　保健施設に関する文書		5
17　給付制限に関する文書		5
18　継続療養に関する文書		5
11　国民年金	01　障害認定関係文書	5
	02　年金請求関係文書	5
	03　資格得喪関係文書	5
12　戸籍住民登録印鑑	01　戸籍関係訓令	永
	02　外国人登録関係訓令通達文書	永
	03　外国人登録原簿保管文書	永
	04　戸籍関係通達綴文書	10
	05　住民基本台帳関係通達文書	10
	06　戸籍受付帳	永
	07　外国人登録関係文書	10
	08　除印簿	5
	09　戸籍統計関係文書	10
	10　相続税法58条報告書	5
	11　戸籍関係証明書交付に関する文書	5
	12　住民関係証明書交付に関する文書	5
	13　住民票除票簿	5
	14　印鑑関係届出書及び証明書交付関係文書	5
11　農業	01　農政	01　農業振興地域指定に関する文書	永
		02　農業振興計画に関する文書	10
		03　農林統計	10
		04　農用地利用計画	10
		05　農政懇談資料	5
		06　主食販売登録に関する文書	5
		07　産米改善関係文書	5
	02　農業振興	01　農業近代化資金等制度資金関係	永
		02　主用農作物生産奨励対策関係文書	5
		03　施設園芸振興に関する文書	5
		04　果樹生産に関する文書	5
		05　農業機械導入に関する文書	5
		06　病害虫防除に関する文書	5
		07　生産流通に関する文書	5
		08　特用作物栽培に関する文書	5
		09　畜産振興に関する文書	5
	03　農地	01　土地改良区設立関係文書	永
		02　農地紛争、和解仲介に関する文書	永
		03　地籍調査関係文書	永
		04　農地移動調査関係文書	10
		05　農業生産法人に関する文書	10
		06　農地適性化移動あっせんに関する文書	10
		07　農地信託関係文書	10
	04　農業委員会	01　国有農地等に関する文書	永
		02　農地法関係許認可文書	永
		03　農業者年金受給申請	永
		04　農事、家事及び法外調停に関する文書	永
		05　農地法関係証明交付文書	永
		06　農業委員会運営に関する文書	10
		07　自作農資金貸付に関する文書	10
		08　国有農地貸付等に関する文書	10
		09　農地買収等に関する文書	10
		10　農業者年金関係文書	10
12　林業	01　林業	01　保安林指定解除	10
		02　各種指定に関する文書	10
		03　林業振興	5
		04　鳥獣保護	5
		05　治山	5
		06　森林保護	5
13　商工業	01　商工業	01　工業立地に関する文書	永
		02　工業適地調査関係文書	永
		03　公害防止協定書	永
		04　各種制度金融の融資に関する文書	10
		05　工業再配置法に関する文書	10
		06　公害関係各届書	10
		07　観光に関する文書	5
14　建設	01　都市計画	01　都市計画区域決定に関する文書	永
		02　都市計画に関する諸計画書	永
		03　都市計画に関する文書	5
	02　土木	01　水防計画	永
		02　工事に関する協定書	永
		03　電柱等移転協定書	永
		04　土木統計関係文書	10
		05　道路、河川敷占用許可に関する文書	10
	03　住宅	01　住宅に関する文書	5
15　消防	01　消防	01　防災計画	永
		02　団員賞じゅつ金に関する文書	永
		03　消防統計	永
		04　災害救助に関する文書	永
		05　防災会議に関する文書	10
		06　消防訓練に関する文書	5
		07　自衛消防に関する文書	5
		08　広域消防に関する文書	5
16　教育	01　教育委員会	01　会議録	永
		02　教育統計に関する文書	10
		03　職員の研修に関する文書	5
	02　学校	01　教育課程、教育指導に関する文書	10
	03　社会教育	01　公民館活動、運営に関する文書	10
		02　文化センターの運営に関する文書	10
		03　図書館図書目録	10
		04　公民館運営審議会関係文書	5
		05　社会教育関係諸団体に関する文書	5
		06　保健体育に関する文書	5
	04　文化	01　文化財に関する文書	永
		02　文化財保護に関する文書	永
		03　文化財、指定、解除に関する文書	永
		04　文化財保護審議会関係文書	10
		05　文化活動に関する文書	5
17　水道	01　上水道簡易水道	01　上、簡易水道事業認可書	永
		02　水質管理に関する文書	10
		03　水道施設の管理計画に関する文書	5
		04　公認工事店認可申請書	5
		05　給水工事申込に関する文書	5
		06　配、給水管の修復に関する文書	5
18　下水道	01　下水道	01　下水道事業認可書	永
		02　水質管理に関する文書	10
		03　下水道施設の管理計画に関する文書	5
		04　公認工事店認可申請書	5
		05　下水道工事申込に関する文書	5
		06　下水道管の修復に関する文書	5

様式第1号(第5条関係)

様式第2号(第5条関係)

様式第3号(第6条関係)

◆		訓令
◇	平成12年3月28日	規程第1号
◇	平成14年4月1日	訓令第1号
◇	平成28年3月31日	訓令第1号